Ваш вариант - вполне нормальный.
Здесь надо понимать, с чьей стороны как называть это явление.
Судя по отрывку, автор принадлежит к стороне, которая хочет что-то продать или предложить. Поэтому они приезжают в местные нефтяные компании. И раз они продавцы, то и на развлечения они приглашают своих потенциальных клиентов, и платят тоже они.
А ненужные участники встречи приглашаются из числа сотрудников принимающей стороны руководством принимающей стороны. Это им начальство подбрасывает в качестве бонуса за счёт возможного поставщика.
И со стороны возможного покупателя присутствие этих людей должно выглядеть очень серьёзно. И называть его надо (особенно в не очень развитых странах) как можно почтительнее. Да и вообще, когда речь о контракте с нефтяной компанией, о таких мелочах как рестораны и пр даже для 15 человек говорить не очень прилично - поставщик своё возьмёт))
А вот с т.зр. поставщика, это страшные и бесполезные расходы, которые надо резать для повышения эффективности и пр.пр.
И называть они их могут как издержки на (а дальше, что придумаете. Я не знаю установившихся терминов в этой сфере)
На маникенов, на свадебных генералов, на мебель, на кукол, на отсутствующих присутствующих (это длинно) - придумайте сами)).

Хотя, при современной корпоративной культуре, особенно в зарегулированных организациях, вполне нормально, что весьма реальный участник предпочитает молчать. Ему там говорить можно вообще только с разрешения страшего, а старшие там и так за него всё решат. Так что ему проще помолчать.
И вообще, а может из этих 15 10 - юристы этой компании и сотрудники внутренней безопасности - откуда знать этим бизнесменам из высокоразвитых стран ))